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Für jede Saldenliste können „getrennt“ (unabhängig von den anderen Saldenlisten) Daten aus einem Vorsystem importiert werden. Die Definition mehrerer Saldenlisten ermöglicht beispielsweise den Datenimport aus Nebenbuchhaltungen oder die Verwaltung von Kontenzuordnungen für unterschiedliche Kontenrahmen.
Bei der Erstellung einer Saldenliste müssen die folgenden Angaben gemacht werden.
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In der Projektkonfiguration werden die Formulare „vorkonfiguriert“. Der Inhalt der Formulare, also die Auswahl der Taxonomiepositionen des Formulars, wird zu einem späteren Zeitpunkt durch ein Werkzeug zum „Erstellen/Ändern“ der Formulare festgelegt.
- Name: Name des Formulars
- Faktensammlung: Zuordnung des Formulars zu einer bestimmten Faktensammlung (und damit auch zu einer Taxonomie!)
- Mandant: Eingrenzung des Formulars für die Datenerfassung zu einem bestimmten Mandanten (und allen Untermandanten in der Hierarchie der Mandantenkonfiguration). Durch Auswahl des Wertes „<beliebig>“ steht eine Faktensammlung für alle Mandanten im Projekt zur Verfügung.
- Perioden: Zuordnung des Formulars zu genau einer Berichtsperiode oder zu allen Berichtsperioden („<beliebig>“). Bei der späteren Auswahl der Taxonomiepositionen für ein Formular kann die Datenerfassung auf einen Teil der zugeordneten Perioden beschränkt werden.
- Einheit: Standard-Währungseinheit
- Typ:
- Formular: Benutzung für eindimensionale Berichtsteile (z.B. Gewinn- und Verlustrechnung)
- Tabelle: Benutzung für Tabellenbereiche mit mehreren Berichtsdimensionen
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Durch drücken der Schaltfläche "Formular übernehmen" öffnet sich ein Dialog zum Übernehmen von Formularen aus anderen Projekten. Es werden nur Formulare, die zu der verwendeten Taxonomie des aktuellen Projekts passen, in der Liste angezeigt. Außerdem werden nur Formulare aus Projekten angeboten bei denen der Benutzer "Projektadministrator" ist.
Durch Auswahl eines Formulars und das anschließende Drücken der Schaltfläche "Formular übernehmen" wird das gewählte Formular mit allen Eingabefeldern in das aktuelle Projekt übernommen.
Anschließend kann der Benutzer noch den Namen des kopierten Formulars anpassen und den Wertebereich einschränken.
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- Admin: Der Benutzer verfügt über Berechtigungen zu sämtlichen Funktionen in einem Projekt
- CSV-Import: Aufruf der Funktion im Menü „Buchhaltung“ -> „Kontenrahmenimport“ bzw. „Saldenimport“
- Kontenzuordnung: Aufruf der Funktion im Menü „Buchhaltung“ -> „Kontenzuordnung“
- Umbuchen/Umgliedern: Aufruf der Funktion im Menü „Buchhaltung“ -> „Umbuchungen/Umgliederungen“
- Formulare erstellen: Aufruf der Funktion im Menü „Formular“ -> „Erstellen/ändern“
- Formulardaten erfassen: Aufruf der Funktion im Menü „Formular“ -> „Daten erfassen“
- Berichte anzeigen: Aufruf der Funktion im Menü „Berichte“ -> Menüeinträge unter „Filter“
- Filter editieren: Aufruf der Funktion im Menü „Berichte“ -> „Filter“
- Daten senden: Aufruf der Funktion im Menü „Projekt“ -> „Daten senden“
Um einem Benutzer Zugriffsrechte zu gewähren, muss ein Projektadministrator den Benutzer aus der Benutzerliste links (ReportFactory Benutzer ohne Projektberechtigungen) durch „Hinzufügen“ in die Benutzerliste rechts (ReportFactory Benutzer mit Projektberechtigungen) übernehmen.
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