Eine Vielzahl der Funktionalitäten des Excel Addins erfordert die Kommunikation mit dem ReportFactory Server. Hierfür setzt das Berechtigungskonzept der ReportFactory eine Autorisierung durch ein ReportFactory Benutzerkonto voraus, was bedingt, dass eine gültige Benutzerlizenz vorliegt. Falls man nicht mit dem Report Factory Server verbunden ist, kann man trotzdem das Excel Addin verwenden, jedoch werden die Zellenwerte, welche mit Werten aus der Report Factory verknüpft sind, nicht synchronisiert. Die Synchronisation findet dann statt, sobald man angemeldet ist.
Anmelden
Durch Drücken der Ribbonschaltfläche Anmelden wird die Anmeldemaske angezeigt und der Anwender meldet sich mit seinem Benutzernamen und Kennwort an.
Benutzername und Kennwort entsprechen den Werten, die zur Anmeldung in der Browseroberfläche der ReportFactory verwendet werden.
Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Benutzer im Bereich Anmelden angezeigt. Ebenso sind weitere Schaltflächen zu Funktionalitäten aktiv, die eine Anmeldung voraussetzen. 
Abmelden
Zum Abmelden drücken sie die Ribbonschaltfläche Abmelden.
Alternativ wird durch das Schließen der Excelanwendung der Benutzer abgemeldet.