Zur Erfassung von Formulardaten oder Tabelledaten können die im Projekt konfigurierten Formulare oder Tabellen über den Eintrag „Daten erfassen“ im Menü „Formular“ ausgewählt werden.
Nach der Auswahl eines Formulars wird ein Erfassungsfenster geöffnet.
Die Schaltflächen neben den Auswahllisten dienen zum Speichern und Zurücksetzen der Formulare. Durch Drücken der Schaltfläche „Speichern“ werden die aktuellen Werte eines Erfassungsformulars gespeichert. Mit der Funktion „Leeren“ werden alle Werte im aktuellen Formular gelöscht und mit der Funktion "Daten entfernen" werden alle Formularwerte in der Datenbank gelöscht. Das Ausführen von „Leeren“ und das anschließende Ausführen von „Speichern“ hat dieselbe Wirkung wie die Funktion „Daten entfernen“.
Einzelne Werte können entweder durch Löschen des Wertes im Eingabefeld.
Bei der Datenerfassung erfolgt unmittelbar nach der Eingabe eine Typprüfung. Wenn ein unzulässiger Wert eingegeben wurde, wird ein Ausrufezeichen-Symbol links neben dem Eingabefeld angezeigt. Wenn der Mauszeiger über das Symbol bewegt wird, wird eine Fehlermeldung mit Informationen über die Fehlerursache sichtbar.
Das Erfassungsfenster enthält oben eine Werkzeugleiste.
In der Werkzeugleiste kann die Sprache der Formularpositionen in der linken Auswahlliste eingestellt werden. Die Anzahl der Sprachen wird durch die verwendete Taxonomie vorgegeben.
Ein Erfassungsformular ermöglicht die Eingabe von Daten für alle Mandanten und die Eingabe von handelsrechtlichen sowie steuerlichen Werten.
Die zweite Auswahlliste von links zeigt die verfügbaren Mandanten, für die das Formular konfiguriert wurde. Durch die Auswahl eines Mandanten werden die erfassten Eingabewerte im Formular für diesen gewählten Mandanten gespeichert. Die dritte Auswahlliste ermöglicht die Angabe, ob handelsrechtliche Werte oder steuerliche Werte erfasst werden sollen.
Achtung: Beim Wechsel zwischen Mandanten oder zwischen der handelsrechtlichen und steuerlichen Formularansicht können zuvor eingegebene Änderungen verloren gehen, wenn das Formular noch nicht gespeichert wurde!
Einzelne Werte zu Formularpositionen können entweder durch Löschen des Wertes im Eingabefeld oder durch Klicken auf das Kehrbesen-Symbol links neben dem Eingabefeld entfernt werden. Bei der Eingabe von Wahrheitswerten in einer Kontrollbox gibt es drei mögliche Werte:
Eingabefelder, bei denen die Erfassung von Daten erwartet wird, sind mit einem Stern-Symbol gekennzeichnet. Wenn in diesen Eingabefeldern keine Werte eingegeben wurden, kann das Formular dennoch gespeichert werden. Nach der Eingabe unzulässiger Werte in ein Erfassungsfeld werden diese Werte beim Speichern entfernt.
Zusammengehörende Informationen in einer Datenstruktur werden durch eine eckige Klammerung auf der linken Seite dargestellt. Für Datenstrukturen kann die Möglichkeit existieren, mehrere Ausprägungen zu dieser Datenstruktur zu erzeugen. Zusätzliche Ausprägungen einer Datenstruktur können durch Klicken auf das „+“ Symbol erzeugt werden. Überflüssige Datenstrukturen können durch Klicken auf das "-" Symbol wieder entfernt werden.
Um Daten in einem Tabellenformular zu erfassen, klicken Sie auf eine Zelle in der Tabelle.
Es gibt zwei Möglichkeiten für die Datenerfassung in der Tabelle. Mit der Nutzung der Gesamtberechnung und manuelle Datenerfassung.
Die Summenberechung ermöglicht die Summierung der Unterpositionswerte. Um dieses Feature zu benutzen, aktivieren Sie bei "Summenberechnung" das Kontrollkästchen und bestätigen Sie den folgenden Dialog "Bitte beachten Sie, dass Werte von Summenpositionen verändert werden könnten, falls sich diese aus befüllten Unterpositionen berechnen. Möchten Sie fortfahren?".
Die Summierung tritt entlang der Zeilen und Spalten auf und Summen, die zugleich aus Zeilen und Spalten berechnet werden, müssen gleich sein.
Die Zelle, deren Wert das Ergebnis der Summierung ist, ist nicht bearbeitbar und grau gefärbt. Mit dem Klicken auf diese Zelle können Sie sehen, aus welchen Zellen die Summe für diese ausgewählte Zelle gebildet wird. Mit der Bewegung des Mauszeigers über diese Zelle wird die Nachricht "Automatisch berechnete Summen können nicht manuell geändert werden" angezeigt.
Im Fall, dass die Summen, die sich aus Zeilen und Spalten bilden, nicht gleich sind, erscheint eine Fehlermeldung in der Zelle. Mit dem Klicken auf diese Zelle können Sie sehen, welche Zellen die Summe bilden und so finden Sie heraus, woraus der Unterscheid zwischen Zeilen und Spalten kommt. Mit der Bewegung des Mauszeigers über die Zelle erhalten Sie die Nachricht "Die eingegebenen Werte bilden unterschiedliche Summen entlang der Zeilen und Spalten".
Wenn die Summenberechnung deaktiviert ist, können Werte in alle Zellen eingegeben werden.
Um das automatische Summieren zu verhindern, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Summenberechnung". Danach können Sie Werte für Zellen mit Summenpositionen erfassen.
Um die Tabellenblätter zu wechseln, selektieren Sie einen Wert in einer der Auswahllisten in der oberen linken Ecke des Bildschirms, unterhalb der Werkzeugleiste. Dadurch werden die in der Tabelle erfassten Werte dem Arbeitsblatt für diese Dimension zugeordnet (z.B. dem Mandanten).
Falls Sie etwa die selbe Tabelle for zwei unterschiedliche Mandaten befüllen müssen, selektieren Sie zunächst den ersten Mandant in der Auswahlliste, tragen Sie die Daten ein und selektieren Sie danach den zweiten Mandanten und erfassen Sie wiederum die Werte.
Sie können die Bearbeitung großer Tabellen vereinfachen, indem Sie:
Zum Editieren der Ausprägungen einer Dimension klicken Sie Dimension editieren .Im darauf erscheinenden Dialog selektieren Sie eine Dimension in der Menüauswahl:
Dimensionswerte lassen sich nur für die „offenen“ Dimensionen erfassen, welche von der Taxonomie nicht fest vorgegeben sind.
Nach dem Speichern der Änderungen wird die Tabelle aktualisiert. Die aktualisierten Dimensionswerte und ihre Beschreibung erscheinen in den Auswahllisten.