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Für jede Saldenliste, die in der Projektkonfiguration angelegt wurde, können Kontenrahmen oder Salden (nächster Abschnitt) importiert werden.

Der Kontenrahmenimport ermöglicht das Einlesen einer Kontenrahmenbeschreibung aus einem Vorsystem. Auf der Basis eines eingelesenen Kontenrahmens können nach dem Datenimport mit der Funktion „Kontenzuordnung“ die Konten des Kontenrahmens flexibel einzelnen Taxonomiepositionen zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist notwendig, um aus den Saldenlisten der Vorsysteme die Salden von Berichtspositionen zu berechnen.

Das Einlesen eines Kontenrahmens ist nicht zwingend notwendig, wenn die Konteninformationen in den Saldenlistendateien eines Vorsystems vorhanden sind. Allerdings enthalten die Saldenlistendateien aus den Vorsystemen in der Regel nur die Konten, die bei einem Mandanten tatsächlich bebucht wurden. Deshalb ist es insbesondere in Berichtsprojekten für mehrere Mandanten sinnvoll, den vollständigen Kontenrahmen für alle Mandanten aus dem Vorsystem zu übernehmen, damit eine initiale Kontenzuordnung für alle Mandanten erstellt werden kann.

Als Datenimportformat wird das CSV-Format und das SAP Bilanzstrukturformat unterstützt.

Import im CSV Format

Durch Auswählen des Profils "CSV Format" kann ein Kontenrahmen, der im CSV Format vorliegt in die ReportFactory geladen werden.

Erweiterte Einstellungen

Die zu importierende CSV-Datei mit Kontenrahmeninformationen wird durch Drücken der Schaltfläche „Dateien auswählen“ ausgewählt. Anschließend können eine Reihe von erweiterten Einstellungen für das CSV-Format vorgenommen werden. Um die erweiterten Einstellungen sichtbar zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweiterte Einstellungen".

 

Diese Einstellungen hängen vom verwendeten Vorsystem ab und können somit je nach Vorsystem unterschiedlich sein.

  • Erste Zeile enthält Spaltenkopf: legt fest, ob die erste Zeile der CSV-Datei Spalteninformationen enthält. Die Daten dieser Zeile werden beim Importieren ignoriert.
  • Spalten-Trennzeichen: Trennzeichen für die einzelnen Eigenschaften eines Kontos
  • Encoding: Zeichensatz der Importdatei
  • Kontonummer mit führenden Nullen ergänzen: Wenn Kontennummern mit einer unterschiedlichen Länge existieren, werden die Konten mit einer geringeren Stellenanzahl als die maximale Stellenanzahl links mit Nullen ergänzt, so dass nach dem Import alle Kontennummern gleich lang sind.

Mit der Schaltfläche „Vorschau“ kann eine Importdatei geladen und angezeigt werden. Da die Reihenfolge der Spalten in CSV-Dateien nicht standardisiert ist, können den einzelnen Spalten der Importdatei die folgenden Eigenschaften zugeordnet werden:

  • Kontonummer
  • Beschreibung
  • Positionsschlüssel (Haben- oder Sollschlüssel)
  • Fünf benutzerdefinierte Zusatzinformationen

Für den Datenimport muss mindestens einer Spalte die Eigenschaft „Kontonummer“ zugeordnet werden. Anhand der Kontonummer werden später die Zuordnungen der Konten zu den Berichtspositionen vorgenommen. Deshalb muss die Kontonummer ein eindeutiges Kriterium in der Importdatei sein, d.h. es darf nur eine Zeile für eine Kontonummer vorhanden sein.

Speichern eines benutzerdefinierten Importprofils

Ab Version 1.11 es ist möglich die Importeinstellungen als benutzerdefiniertes Profil zu speichern. Zum Speichern eines benutzerdefinierten Profils, passen Sie zuerst die erweiterten Einstellungen an und ordnen die Spalten nach der Vorschau zu. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Profil Speichern". Im darauffolgenden Dialog legen Sie den Namen des benutzerdefinierten Profils fest.

Durch Drücken der Schaötfläche "OK" wird das Importprofil gespeichert. Wenn Sie dieses Profil als Standard für das aktuelle Projekt festlegen möchten, setzen Sie einen Haken bei der Option "Projektstandard".

Durch die Festlegung als Projektstandard wird das entsprechende Profil ausgewählt, wenn Sie den Importdialog öffnen.

Um ein benutzerdefiniertes Profil zu löschen, klicken Sie zuerst auf der Profilauswahlliste. Danach klicken Sie auf das Löschsymbol, um das Profil zu löschen.

Import des SAP Bilanzstrukturformats

Durch Auswählen des Profils "SAP Bilanzstruktur" kann ein Kontenrahmen, der im aus SAP exportiert wurde, in die ReportFactory geladen werden.

Die zu importierende SAP Bilanzstruktur-Datei mit Kontenrahmeninformationen wird durch Drücken der Schaltfläche „Durchsuchen…“ ausgewählt.

Mit der Schaltfläche „Vorschau“ kann eine Importdatei geladen und angezeigt werden.

Durch Drücken der Schaltfläche "Import" wird die Kontenrahmeninformation in die ReportFactory übernommen.

Kontenrahmen aus SAP zur Verwendung in der ReportFactory exportieren

Die spezielle Struktur, die die ReportFactory beim Kontenrahmenimport von SAP unterstützt, ist ein spezieller Export der SAP Bilanzstruktur.
Sie können in SAP diesem Export aus den Bildschirm „SAP Bilanz/GuV-Struktur ändern“ heraus durchführen (Transaktion FSE3  oder FSO2).
Zu diesem Bildschirm gelangen Sie in der Navigationsleiste über die folgenden Einträge.

Für die klassische Hauptbuchhaltung (im Customizingleitfaden):
Finanzwesen - Hauptbuchhaltung - Geschäftsvorfälle - Abschluß - Dokumentieren - Bilanz-/GuV-Strukturen definieren.

Für die neue Hauptbuchhaltung (im Customizingleitfaden):
Finanzwesen (neu) - Hauptbuchhaltung (neu) - Stammdaten - Sachkonten - Bilanz-/GuV-Strukturen definieren.

Nach Auswahl der gewünschten Struktur in die Bil./GuV-Positionen abspringen.

Als nächstes expandieren sie den kompletten Bilanzstruktur-Baum durch klicken auf das Symbol 

Stellen Sie sicher, dass in den Anzeigeoptionen "Mit Konten-/Funktbereichs-Texten" ausgewählt ist.

Danach exportieren sie Die Liste mit dem Menupunkt
System - Liste - Exportieren - Lokale Datei.

Wählen Sie im Dialogfenster Liste sichern in Datei das Dateiformate „unkonvertiert“ aus.

  • Wählen Sie .
  • Geben Sie im Dialogfenster Liste auf lokale Datei übertragen den Pfad und den Namen der Datei an, in die Sie die Daten schreiben möchten.
  • Wählen Sie Übertragen.
  • No labels
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