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E-Bilanz Berichte versenden

Aus den im Projekt gesammelten Daten können für die im Projekt verfügbaren Mandanten Berichte erstellt und versendet werden. Die Funktionalität dazu kann über den Menüeintrag „Daten senden“ -> "E-Bilanz" im Menü „Projekt“ aufgerufen werden.

Das Werkzeug zum Versenden von elektronischen Berichten im XBRL-Format enthält eine Werkzeugleiste, in der der Filter zur Auswahl der Daten und der Mandant, für den ein Bericht übermittelt werden soll, ausgewählt werden können.


 

Einreichungsoptionen

Durch das Drücken der Schaltfläche „XBRL erzeugen“ kann ein Einreichungsdatensatz erzeugt werden. Vor der Erzeugung des Datensatzes sollten im Fenster für die Einreichungsoptionen Festlegungen gemacht werden, die die Art der Erzeugung des Einreichungsdatensatzes und die Übermittlung beeinflussen können.

Für eine E-Bilanzeinreichung existieren die folgenden Einreichungsoptionen:

  • Einreichungsperiode: Ist die führende Periode im Projekt. Diese kann nicht verändert werden.
  • Daten aus der Vorperiode einbeziehen: In der Kontrollbox wird angegeben, ob neben der führenden Periode auch die Daten der Vorperiode übermittelt werden sollen. Dies geschieht durch das Aktivieren der Kontrollbox.
  • Vorperiode: Wenn eine Vorperiode in die Übermittlung einbezogen werden soll, kann eine Periode, die im Projekt konfiguriert wurde, aus der Auswahlliste als Vorperiode ausgewählt werden. Außerdem ist es bei der Einreichung einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung erforderlich, eine Vorperiode anzugeben.
  • Kontensalden einbeziehen? Durch die Auswahl eines der folgenden Werte kann entschieden werden, ob und welche Kontensalden übermittelt werden
    • Nein: Es werden keine Kontensalden übermittelt
    • Ja, aber nur bei Mussfeld, Kontennachweis erwünscht: Es werden nur die Kontensalden übermittelt, die mit dem Kontenzuordnungswerkzeug einer Position mit der Mussfeldauszeichnung „Mussfeld, Kontennachweis erwünscht“ versehen ist
    • Ja, alle: Es werden alle Kontensalden übermittelt
  • Immer mit ERiC validieren: Diese Option erzwingt die Prüfung des Einreichungsdatensatzes mit der ERiC-Komponente der Finanzverwaltung.

Hinweise zur Durchführung der E-Bilanz Plausibilisierungsregeln

Zur Einreichung und Übermittlung einer E-Bilanz muss der Einreichungsdatensatz den Plausibilisierungsregeln der Finanzverwaltung genügen. Dazu wurde die ERiC-Komponente der Finanzverwaltung in die ReportFactory integriert. Mit ihr kann der Datensatz vor der Einreichung geprüft und danach übermittelt werden. Datensätze, die Prüfungsfehler verursachen, können nicht eingereicht werden!

Die Prüfungsregeln der ERiC-Komponente wurden in der ReportFactory eigenständig implementiert, um die Plausibilisierungsregeln in sinnvoll zusammengestellten Prüfungsblöcken durchzuführen und um verständliche Fehlermeldungen liefern zu können. Es kann nicht garantiert werden, dass das Prüfungsergebnis der ReportFactory mit dem der ERiC-Komponente 100%ig übereinstimmt, weil die Prüfungsroutinen der ERiC-Komponente nicht offengelegt wurden. Aus diesem Grund werden immer nach der Durchführung der ReportFactory- Plausibilisierungen auch die Plausibilisierungen der ERiC-Komponente ausgeführt. Es ist möglich, jeden Datensatz einzureichen, der die ERiC-Plausibilisierungen bestanden hat, auch wenn die Prüfung durch die ReportFactory-Plausibilisierungsregeln fehlgeschlagen ist.

Prüfung der Einreichung und Vorschau

Bei der Erzeugung des XBRL-Datensatzes für eine Einreichung wird die Gültigkeit des Datensatzes geprüft. Die Prüfungsergebnisse werden in Listenform im mittleren Fenster „Prüfung der Einreichung“ angezeigt.

Wenn eine Prüfungsregel ein Prüfungsergebnis erzeugt, wird dieses Ergebnis in der Liste der Prüfungsmeldungen angezeigt. Eine Prüfungsmeldung enthält die folgenden Angaben:

  • Prüfungsschritt: Bezeichnung des Prüfungsschrittes, bei dem der Fehler aufgetreten ist. Prüfungsschritte fassen eine Menge von Prüfungen zusammen, um die Prüfungsergebnisse sinnvoll zu gruppieren.
  • Fehlertyp: Art der Prüfungsmeldung, z.B. Warnung oder Fehler
  • Prüfungsnachricht: Beschreibung des Prüfungsergebnisses, gegebenenfalls mit Handlungsanweisungen, um Fehler zu beseitigen

Wenn ein Datensatz erzeugt werden konnte, werden alle Einreichungsdaten im Vorschaufenster unten angezeigt. Das gibt dem Übermittler die Gelegenheit abschließend den vollständigen Datensatz zu prüfen, der eingereicht werden soll.

Übermittlungstest

Zum Testen der Übermittlung kann die Schaltfläche Übermittlungstest: "Starten" verwendet werden. Enthält die Einreichung keine Fehler so wird der aktuelle Datensatz übermittelt. Bei Fehlern in dem Einreichungssatz wird eine Einreichung mit synthetische Daten verwendet, um die Übermittlung zu testen.

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Eine Testübermittlung stellt keine fristwahrende Einreichung dar.

Nach dem Drücken der Schaltfläche „Einreichen“ wird die Übermittlung des Datensatzes gestartet. Wenn die Übermittlung erfolgreich durchgeführt werden konnte, wird eine entsprechende Erfolgsmeldung angezeigt. Danach ist es möglich das Übermittlungsprotokoll durch Drücken der Schaltfläche „Protokoll“ herunterzuladen und auszudrucken.

Verbindliche Übermittlung eines Datensatzes

Wenn ein Einreichungsdatensatz erzeugt werden konnte wird außerdem die Schaltfläche „XBRL Download“ in der Werkzeugleiste aktiviert. Durch Drücken dieser Schaltfläche kann der vollständige Datensatz, der zur Einreichung bereitsteht, in einer Datei gespeichert werden. Die Speicherungsfunktion kann zur Archivierung des Datensatzes oder für technische Fehleranalysen verwendet werden.

Wenn der Einreichungsdatensatz ohne Plausibilisierungsfehler erzeugt werden konnte, dann wird außerdem die Schaltfläche „Einreichen“ aktiviert. Durch Drücken dieser Schaltfläche wird ein Übermittlungsdialog aufgerufen, mit dem die verbindliche Übermittlung an einen Datenempfänger schließlich durchgeführt werden kann.

Bei der Übermittlung von E-Bilanzen ist die Angabe eines elektronischen Zertifikates erforderlich, mit dem der Übermittler die Einreichung elektronisch signiert. Der Einreichungsdialog für eine E-Bilanzeinreichung wird in der folgenden Abbildung gezeigt.



Archivierung der Einreichung

Bei einer erfolgreichen Einreichung wird diese durch den ReportFactory Server im Unterverzeichnis "filingArchive" der Anwendungsdaten archiviert.

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Bei einer Einzelplatzversion mit Standardverzeichnissen ist dies der Ordner "C:\ProgramData\ABZ Reporting\ReportFactory\filingArchive".

Eine Archivierung enthält alle einreichungsrelevanten Daten, sowie Daten, die Archivierungssysteme erwarten. Im einzelnen sind dies: (Konten, Kontenzuordnungen, Umbuchungen, Umgliederungen, Formulare, etc.) des Mandanten, sowie die Daten. Zusätzlich werden in der Archivdatei die folgenden Informationen abgelegt:

  • Einreichungs-ID: eine Zeichenkette, die eine Einreichung innerhalb der ReportFactory eindeutig identifiziert
  • Einreichungszeitpunkt: Datum und Uhrzeit der Einreichung
  • Einreicher: ReportFactory Benutzer, der die Schalfläche "Einreichen" drückte
  • Einreichungsoptionen: zur Einreichung eingestellte Optionen
  • Daten des Mandaten: die Ausgangsdaten des Mandanten zur Erstellung des Einreichungsdatensatzes (Mandant, Konten, Kontenzuordnungen, Umbuchungen, Umgliederungen, Formulare, Formularwerte, etc.)
  • Einreichungsdatensatz: an die Finanzverwaltung übermittelter XBRL Datensatz.
  • Prüfsumme des Einreichungsdatensatzes: Prüfsumme zur Überprüfung der Integrität des Einreichungsdatensatzes
  • Vorschau: angezeigte Vorschau der Einreichung
  • Übermittlungsprotokoll: das Protokoll der Einreichungskomponente der Finanzverwaltung (ERiC)
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