Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Über das Projekt-Menü können die Anwender Projekte öffnen und an der Erstellung von Berichten innerhalb der Projekte mitwirken, sofern sie über die entsprechenden Projektberechtigungen verfügen.

Öffnen vorhandener Projekte

Jedem Benutzer werden beim Aufruf des Dialogs „Öffnen“ im Projektmenü die Projekte angezeigt, für die der Benutzer über eine Zugriffsberechtigung verfügt. Alle anderen Projekte werden nicht angezeigt.

Zum Öffnen eines Projektes muss das Projekt in der Liste selektiert und danach durch Anklicken des „Öffnen“-Buttons geladen werden.

Bei der Installation der ReportFactory kann der optionale Installationsschritt „Erstellung von Beispielprojekten“ ausgeführt werden. Wenn die Beispielprojekte installiert wurden, finden die Benutzer in der Projektauswahl für verschiedene E-Bilanz Taxonomieversionen oder Branchenmodule vorkonfigurierte Projekte, die sie an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können.

Erstellung neuer Projekte

Benutzer, die über eine Berechtigung zur Erstellung neuer Projekte verfügen, können über den Eintrag „Neu“ im Projekt-Menü neue Projekte erstellen. Bei der Erstellung eines Projektes müssen zur Konfiguration des Projektes verschiedene Angaben gemacht werden, die mit den Änderungsmöglichkeiten der Projekteinstellungen im nächsten Abschnitt übereinstimmen. Bitte lesen Sie daher den nächsten Abschnitt weiter, um die Funktionsweise der Projektkonfiguration kennenzulernen.

Projektkonfiguration

Die Einstellungen der Projektkonfiguration werden in mehreren Reitern (oder Tabs) des Projektkonfigurationsdialogs vorgenommen.

Durch Drücken des „Speichern“-Buttons werden die Einstellungen aller Reiter gesichert. Bei „Abbrechen“ werden alle Änderungen an den Einstellungen verworfen.

Allgemeine Angaben

Im Reiter „Allgemeines“ werden generelle Angaben zum Projekt gemacht. Die Eingabefelder mit fetter Schrift sind obligatorisch, d.h. bis auf die Beschreibung müssen alle Eingabefelder ausgefüllt werden.

  • Name: Name des Projektes (wird im Öffnen-Dialog angezeigt und bei einem geöffneten Projekt in der Titelzeile des Browsers)
  • Beschreibung: Beschreibung der Inhalte des Berichtsprojektes
  • Unternehmen: Angabe des berichtenden Unternehmens
    Aus der Angabe des berichtenden Unternehmens werden für die folgenden beiden Eingabefelder Werte vorgeschlagen.
  • Scheme URI: Angabe einer Internetadresse für das Unternehmen.
    Falls das Unternehmen keine Internetadresse besitzt, kann der vorgeschlagene Wert übernommen werden.
    Empfehlung: Übernehmen Sie einfach den Standardwert.
  • Entity Identifier: Unternehmens-ID.
    Technische Angabe für die Erzeugung von XBRL-Einreichungen, die von den meisten Datenempfängern ignoriert wird.
    Empfehlung: Übernehmen Sie einfach den vorgeschlagenen Wert.
  • Standard-Währung: Standard-Währung für monetäre Positionswerte im Projekt

Taxonomien

Im Reiter Taxonomien können eine oder mehrere XBRL-Taxonomien (Gliederungsschemas) ausgewählt werden, zu deren Positionen im Projekt Werte erzeugt werden sollen.

Icon

Normalerweise wird in einem Berichtsprojekt genau eine Taxonomie verwendet, wenn das Projekt zum Zweck der Erstellung einer XBRL-Einreichung für einen bestimmten Datenempfänger erstellt wird.

Durch die Buttons “Hinzufügen“ und „Entfernen“ können Taxonomien zur Verwendung im Projekt ausgewählt oder nach der Auswahl wieder entfernt werden.

Icon

Um ein Projekt speichern zu können, muss mindestens eine Taxonomie für das Projekt ausgewählt werden.

Faktensammlungen

In Faktensammlungen werden Daten zusammengefasst. Die Organisation der Faktensammlungen ist hierarchisch, ähnlich zu einer Verzeichnisstruktur in einem Dateisystem.

Die Werte der Positionen einer XBRL-Taxonomie nennt man Fakten. Der Begriff Fakten wird in der ReportFactory in verschiedenen Berichtswerkzeugen verwendet, wenn es um die Erzeugung von Positionswerten geht. Eine Faktensammlung dient zur benutzerdefinierten Untergliederung der im Projekt erzeugten Fakten zu den Positionen einer XBRL-Taxonomie.

Die Untergliederung von Fakten kann nützlich sein, um in den Berichten nur einen bestimmten Teil der Fakten darzustellen.

Zur Erstellung einer Faktensammlung können die Schaltflächen „Oben hinzufügen“ und „Unterhalb hinzufügen“ verwendet werden. „Oben hinzufügen“ erstellt eine neue Faktensammlung, die keine Untergliederung einer bereits vorhandenen Faktensammlung ist. „Unterhalb hinzufügen“ erstellt eine Faktensammlung unter der aktuell selektierten Faktensammlung. Mit „Entfernen“ wird eine existierende Faktensammlung entfernt.

Icon

Bitte prüfen Sie vor dem Entfernen einer Faktensammlung, ob für diese Faktensammlung Saldenlisten oder Formulare erstellt wurden! Falls diese vorhanden sind, müssen sie zunächst gelöscht werden, damit auch die Faktensammlung entfernt werden kann.

Die Untergliederung der Fakten in mehreren Faktensammlungen hat keine vorgegebene Bedeutung. Sie ist insbesondere nicht Voraussetzung für die Erstellung einer XBRL-Einreichung.

Somit können alle Fakten in einem Projekt in einer einzigen Faktensammlung (ohne Untergliederung) erzeugt werden.

Icon

Um ein Projekt speichern zu können, muss mindestens eine Faktensammlung erstellt werden.

Mandanten

In einem Berichtsprojekt können Unternehmensberichte für mehrere Mandanten erstellt werden. Eine XBRL-Einreichung wird pro Mandant erstellt. Somit ist aus der Sicht der Berichtserstellung mit der ReportFactory der Begriff Mandant ein wesentliches Kriterium für die Auswahl der Fakten zur Erstellung einer XBRL-Einreichung.

Die Mandanten können durch Drücken der Schaltflächen „Oben hinzufügen“ oder „Unterhalb hinzufügen“ als Liste oder hierarchisch strukturiert erstellt werden.

Wenn ein Mandant unter einem übergeordneten Mandanten erstellt wird, dann kann der übergeordnete Mandant später in der Projektkonfiguration in den Reitern „Saldenlisten“ oder „Formulare“ angegeben werden, um eine Saldenliste oder ein Formular genau für diesen Mandanten und alle Mandanten unterhalb zu erstellen.

Die Strukturierung von Mandanten kann beispielsweise genutzt werden, um für eine Teilmenge der Mandanten im Projekt Kontenzuordnungen nach einem Standardkontenrahmen zu definieren und für andere Mandanten abweichende Zuordnungen zu erstellen.

Icon

Um ein Projekt speichern zu können, muss mindestens ein Mandant im Projekt vorhanden sein.

Detaileinstellungen für Mandanten

Durch Drücken der Schaltfläche "Details" bei einem ausgewählten Mandanten, öffnet sich der Dialog zu Einstellungen der Wertübernahme in andere Berichtsteile.

Die Einstellungen in diesem Dialog haben Einfluss auf das Hochrechnen der Fakten und bilden eine Funktionalität ab, die nicht in XBRL Taxonomien modelliert werden kann.

Folgende Logik kann durch diese Funktionalität umgesetzt werden

Icon
  • Hochrechnen des Berichtsteils "Gewinn und Verlustrechnung"
  • Erzeugung der Position "Jahresüberschuss" im Berichtsteil "Bilanz" mit dem errechneten Wert der Position "Jahresüberschuss" aus dem Berichtsteil "Gewinn und Verlustrechnung"
  • Hochrechnen des Berichtsteils "Bilanz"

Pro Mandant kann für jede Faktensammlung eine andere Konfiguration zur Wertübernahme eingestellt werden. Dies geschieht durch einen Doppelklick auf eine Zeile der Tabelle.

Der folgende Dialog zeigt die verfügbaren Wertübernahmekonfigurationen in der oberen Tabelle und eine Beschreibung der ausgewählten im unteren Bereich.
Durch Auswählen einer Zeile in der oberen Tabelle und Drücken der Schaltfläche "Ok"  wird die Konfiguration geändert.

Perioden

Innerhalb eines Projektes können Fakten für alle im Projekt definierten Berichtsperioden definiert werden. Im Projekt ist immer genau eine Periode führend. Dabei handelt es sich um die aktuelle Berichtsperiode. Bei der Erstellung der Perioden ist also darauf zu achten, dass die aktuelle Periode mit einem Haken in der Kontrollbox „führend“ versehen wird.

Für eine Berichtsperiode können die folgenden Angaben gemacht werden:

  • Name: Der Name einer Periode wird in den Spaltenköpfen von Berichten und Berichtswerkzeugen verwendet. Bei der Festlegung eines Namens sollte darauf geachtet werden, dass der Name neutral formuliert ist, falls die Projekteinstellungen in den nächsten Berichtsperioden für abgeleitete Projekte verwendet werden sollen.
  • Beschreibung: Freitextbeschreibung für eine Berichtsperiode
  • Dauer: Mögliche Werte: jährlich, halbjährlich, quartalsweise oder benutzerdefiniert. Bei Angabe von „benutzerdefiniert“ können Anfang und Ende der Periode frei festgesetzt werden. Ansonsten wird das Anfangsdatum bzw. das Endedatum immer bei einer Änderung des Endedatums bzw. Anfangsdatums angepasst.
  • Anfang der Periode: Anfang der Berichtsperiode
  • Ende der Periode: Ende der Berichtsperiode
  • führend: Festlegung der führenden Berichtsperiode. Die Auszeichnung ist nur für eine Periode im Projekt möglich.

Wenn der Empfänger einer XBRL-Einreichung nur Fakten für bestimmte Berichtsperioden zulässt, dann sollten die im Projekt verfügbaren Perioden entsprechend eingeschränkt konfiguriert werden. Falls für die Einreichung unzulässige Perioden im Projekt vorhanden sind, muss für die Erstellung einer XBRL-Einreichung ein „Filter“ festgelegt werden, mit dem nur die zulässigen Periodenwerte herausgefiltert werden (Beispiel: Für eine E-Bilanzeinreichung ist nur die Übermittlung eines aktuellen Wirtschaftsjahres und des Vorjahres zulässig). Falls Fakten für weitere Vorperioden oder unterjährige Perioden im Projekt vorhanden sind, müssen diese bei der Einreichung durch einen Filter entfernt werden.

Icon

Um ein Projekt speichern zu können, muss mindestens eine führende Periode im Projekt konfiguriert sein.

Saldenlisten

Um finanzielle Informationen aus einer vorhandenen Rechnungswesen-Software in die ReportFactory zu importieren, müssen in einem Projekt eine oder mehrere Saldenlisten konfiguriert werden. Dabei ist es gleichgültig, ob eine Saldenliste beim späteren Importieren mit Kontensalden oder Positionssalden gefüllt wird. Außerdem kann bei späteren Importvorgängen festgelegt werden, ob es sich um handelsrechtliche Salden (z.B. aus einer FiBu-Software) oder steuerliche Salden (z.B. aus einer Steuersoftware) handelt.

Für jede Saldenliste können „getrennt“ (unabhängig von den anderen Saldenlisten) Daten aus einem Vorsystem importiert werden. Die Definition mehrerer Saldenlisten ermöglicht beispielsweise den Datenimport aus Nebenbuchhaltungen oder die Verwaltung von Kontenzuordnungen für unterschiedliche Kontenrahmen.

Bei der Erstellung einer Saldenliste müssen die folgenden Angaben gemacht werden.

  • Name: Name der Saldenliste
  • Faktensammlung: Zuordnung der Saldenliste zu einer bestimmten Faktensammlung (und damit auch zu einer Taxonomie!)
  • Mandant: Zuordnung der Saldenliste zu einem Mandanten (und allen Untermandanten in der Hierarchie der Mandantenkonfiguration). Durch Auswahl des Wertes „<beliebig>“ steht eine Faktensammlung für alle Mandanten im Projekt zur Verfügung.
  • Perioden: Zuordnung der Saldenliste zu genau einer Berichtsperiode oder zu allen Berichtsperioden („<beliebig>“). Durch die Auswahl einer oder beliebiger Perioden wird der Saldenimport für eine oder alle Perioden im Projekt zugelassen.
  • Verknüpftes Formular: Wenn die Kontrollbox mit einem Haken versehen wird, dann werden die aus der Saldenliste errechneten handelsrechtlichen Fakten der Taxonomiepositionen automatisch als steuerliche Fakten in ein gleichnamiges Formular übernommen. Diese Funktionalität führt häufig zu Verwirrungen. Wir empfehlen Sie nicht mehr zu verwenden.
Icon

Die Auswahl von Faktensammlung, Mandanten und Perioden schränkt den Bereich ein, für den Saldenlisten importiert werden dürfen.

Icon

Die aus den importierten Salden aggregierten Positionswerte der Taxonomiepositionen können nicht nachträglich verändert werden (= nur Lesezugriff), außer es wird eine aktualisierte Saldenliste importiert.

Formulare

Die Formulare in der ReportFactory dienen zur manuellen Erfassung von Fakten für alle Typen von Berichtspositionen. Dazu gehören also nicht nur Positionen mit finanziellen Informationen, sondern auch Textpositionen, Datumsangaben, Auswahlwertepositionen usw. sowie Positionen, die Datenstrukturen beinhalten (z.B. Adressangaben), sich also aus mehreren Einzelpositionen zusammensetzen.

Mit Tabellenformularen wird mehrdimensioneles Berichten ermöglicht. Dazu können Tabellenformulare mit dimensionalen Positionshierarchien in Zeilen und Spalten erstellt werden.

In der Projektkonfiguration werden die Formulare „vorkonfiguriert“. Der Inhalt der Formulare, also die Auswahl der Taxonomiepositionen des Formulars, wird zu einem späteren Zeitpunkt durch ein Werkzeug zum „Erstellen/Ändern“ der Formulare festgelegt.

  • Name: Name des Formulars
  • Faktensammlung: Zuordnung des Formulars zu einer bestimmten Faktensammlung (und damit auch zu einer Taxonomie!)
  • Mandant: Eingrenzung des Formulars für die Datenerfassung zu einem bestimmten Mandanten (und allen Untermandanten in der Hierarchie der Mandantenkonfiguration). Durch Auswahl des Wertes „<beliebig>“ steht eine Faktensammlung für alle Mandanten im Projekt zur Verfügung.
  • Perioden: Zuordnung des Formulars zu genau einer Berichtsperiode oder zu allen Berichtsperioden („<beliebig>“). Bei der späteren Auswahl der Taxonomiepositionen für ein Formular kann die Datenerfassung auf einen Teil der zugeordneten Perioden beschränkt werden.
  • Einheit: Standard-Währungseinheit
  • Typ:
    • Formular: Benutzung für eindimensionale Berichtsteile (z.B. Gewinn- und Verlustrechnung)
    • Tabelle: Benutzung für Tabellenbereiche mit mehreren Berichtsdimensionen

 

Icon

Analog zur Auswahl der Faktensammlung, Mandanten und Perioden, kann auch der Wertebereich für Formulare eingeschränkt werden. Darüber hinaus kann ein Vorgabewert für die Währungseinheit angegeben werden, so dass in dieser Währung Werte für monetäre Positionen in einem Formular erfasst werden.

Icon

Alle in einem Formular erfassten Fakten können zu einem späteren Zeitpunkt verändert werden (=Schreibzugriff).

Formulare aus anderen Projekten übernehmen

Durch drücken der Schaltfläche "Formular übernehmen" öffnet sich ein Dialog zum Übernehmen von Formularen aus anderen Projekten. Es werden nur Formulare, die zu der verwendeten Taxonomie des aktuellen Projekts passen, in der Liste angezeigt. Außerdem werden nur Formulare aus Projekten angeboten bei denen der Benutzer "Projektadministrator" ist.

Durch Auswahl eines Formulars und das anschließende Drücken der Schaltfläche "Formular übernehmen" wird das gewählte Formular mit allen Eingabefeldern in das aktuelle Projekt übernommen.

Anschließend kann der Benutzer noch den Namen des kopierten Formulars anpassen und den Wertebereich einschränken.

Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte innerhalb eines Berichtsprojektes sind nach einzelnen Berichtsfunktionen untergliedert:

  • Admin: Der Benutzer verfügt über Berechtigungen zu sämtlichen Funktionen in einem Projekt
  • CSV-Import: Aufruf der Funktion im Menü „Buchhaltung“ -> „Kontenrahmenimport“ bzw. „Saldenimport“
  • Kontenzuordnung: Aufruf der Funktion im Menü „Buchhaltung“ -> „Kontenzuordnung“
  • Umbuchen/Umgliedern: Aufruf der Funktion im Menü „Buchhaltung“ -> „Umbuchungen/Umgliederungen“
  • Formulare erstellen: Aufruf der Funktion im Menü „Formular“ -> „Erstellen/ändern“
  • Formulardaten erfassen: Aufruf der Funktion im Menü „Formular“ -> „Daten erfassen“
  • Berichte anzeigen: Aufruf der Funktion im Menü „Berichte“ -> Menüeinträge unter „Filter“
  • Filter editieren: Aufruf der Funktion im Menü „Berichte“ -> „Filter“
  • Daten senden: Aufruf der Funktion im Menü „Projekt“ -> „Daten senden“

Um einem Benutzer Zugriffsrechte zu gewähren, muss ein Projektadministrator den Benutzer aus der Benutzerliste links (ReportFactory Benutzer ohne Projektberechtigungen) durch „Hinzufügen“ in die Benutzerliste rechts (ReportFactory Benutzer mit Projektberechtigungen) übernehmen.

Anschließend kann der Projektadministrator den Benutzern einzelne Berechtigungen zuweisen, indem die jeweiligen Kontrollboxen aktiviert werden.

Der Ersteller eines Projektes ist immer automatisch Projektadministrator. Der Ersteller kann weitere Projektadministratoren einrichten, indem er bei diesen Benutzern die Kontrollbox „Admin“ aktiviert.

Icon

Ein Projektadministrator kann sich selbst keine Rechte innerhalb eines Projektes entziehen.

Um einem Projektadministrator die Rechte zu entziehen, muss ein anderer Projektadministrator diesem Projektadministrator in der Admin-Kontrollbox den Haken entfernen und die Projektkonfiguration anschließend speichern.

Projekte löschen

Zum Löschen muss ein Projekt geöffnet werden. Nach dem Öffnen eines Projektes wird im „Projekt“-Menü der Eintrag „Entfernen“ aktiviert. Durch das Auswählen dieses Eintrages wird das Projekt gelöscht.

Projektkonfiguration ändern

Zum nachträglichen Ändern einer Projektkonfiguration kann der Dialog für die Projektkonfiguration im "Projekt"-Menü mit dem Eintrag "Konfigurieren" aufgerufen werden.

Daten aus einem Projekt an einen Empfänger versenden

Die in einem Projekt erstellten Daten können aus der ReportFactory heraus direkt an einen Datenempfänger versendet werden.

Die Voraussetzungen für das Versenden der Daten an einen Empfänger sind, dass der Empfänger über eine Einreichungsschnittstelle für XBRL-Daten verfügt und dass ein entsprechendes Filing Addin für die ReportFactory installiert ist. Mit dem E-Bilanz Addin der ReportFactory wird die Übermittlung an die deutschen Finanzämter unterstützt.

  • No labels
Write a comment…